Les solutions d'Halliantis RH pour vos formations


Management RH : La nouvelle version de l'entretien professionnel


L’entretien professionnel est différent de l’entretien annuel. Il porte essentiellement sur les possibilités d'évolution, le bilan des actions de formation, le projet professionnel, les compétences à développer et les moyens pour y parvenir. L’entretien professionnel est un temps d’échange entre salarié et employeur pour étudier les perspectives d’évolutions professionnelles du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi.



Suivre une formation pour réussir ses entretiens professionnels

C'est quoi ?

L'entretien professionnel est obligatoire et doit se dérouler, au moins, tous les deux ans.

Les entreprises qui n'avaient pas encore mis en oeuvre cet outil au 31/12/2015 doivent commencer les entretiens professionnels le 7 mars 2016 (Entrée en vigueur de la loi au 7 mars 2014 + 2 ans).

Extrait OPCALIA
Ce qui change avec la loi n°2014-288 du 5 mars 2014 :
Remplacement de divers entretiens individuels obligatoires (entretien de 2nde partie de carrière, de retour de congé de maternité…) par un entretien individuel unique : l’entretien professionnel (au moins tous les deux ans ou au retour de certaines absences), assorti d’un certain formalisme (rédaction d’un écrit, bilan du parcours professionnel du salarié tous les 6 ans…) et d’une obligation de résultat (l’évolution du salarié, le maintien de ses capacités à occuper un emploi…).

L’entretien professionnel est un rendez‐vous obligatoire entre le salarié et l’employeur, destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer. Il a lieu tous les deux ans. Tous les six ans, l’entretien permet un bilan du parcours professionnel. Obligatoire, ce bilan est le moment de vérifier que le salarié a bénéficié d’une formation, d’une progression salariale ou professionnelle et qu’il a acquis une certification, par la formation ou par une VAE. Il donne lieu à la rédaction d’un document, dont le salarié a une copie. Le guide pratique de la formation professionnel

L’entretien professionnel est l'occasion de faire le point sur les compétences, les qualifications, les besoins en formation, la situation et l'évolution professionnelle du salarié.
Sources : UIMM et observatoire de la métallurgie

L'entretien professionnel est un temps d’échange entre salarié et employeur permet de prendre en compte les aspirations de chaque collaborateur et d’étudier ses perspectives d’évolutions professionnelles. Il permet également d’établir les projets et les besoins de formation. Plus qu’un entretien, c’est un rendez-vous entre le salarié et son entreprise. Un exercice qui, pour être constructif, se prépare en amont et nécessite l’implication de tous.
Sources : AFDAS

L'entretien professionnel permet d'échanger avec le salarié sur ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. A ce titre, l’entretien professionnel est un acte managérial essentiel à partir duquel les besoins en matière de formation et de développement de compétences peuvent être repérés et les actions à mettre en œuvre, identifiées.
Sources : OPCALIA

Quelles sont les différences entre entretien professionnel et entretien annuel ?
Sources : OPCADEFI
L'entretien annuel d'évaluation est centré sur la performance et les objectifs à court terme : c’est une pratique de management qui fait le bilan de l’activité professionnelle et définit des objectifs opérationnels pour l’année à venir.

L'entretien professionnel s'inscrit dans une démarche de gestion des compétences. Les questions d'évolution, de projet professionnel et de formation y sont centrales, contrairement à l’entretien annuel où elles sont souvent mises au second plan.

L'entretien professionnel n'est pas un entretien d'évaluation.

Sources OPCAPL
● L’entretien professionnel est consacré à l’évolution professionnelle du salarié.
● L’entretien d’évaluation (ou entretien annuel, d’objectifs, de performance...) porte, lui, sur les résultats obtenus par le salarié, les objectifs à atteindre. Contrairement à l’entretien professionnel, il n’est pas réglementé par le code du travail.
● Concrètement, si vous réalisez l’entretien professionnel le même jour que celui d’évaluation, prévoyez un temps spécifique pour échanger sur le projet professionnel.

L'entretien professionnel doit servir à répondre à l'obligation de résultat inscrite dans le code du travail : adapter les salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur employabilité. En effet, les entretiens professionnels et l’état des lieux doivent permettre de vérifier si l’employabilité du salarié est assurée. Dans le cas contraire, l’entreprise doit mettre en place des actions correctrices.

L'entretien professionnel doit permettre de définir un projet professionnel en phase avec les enjeux de l'entreprise.
  • Anticiper vos besoins en compétences est indispensable pour accompagner l’évolution de votre entreprise et les changements auxquels elle doit faire face (départ à la retraite, nouvelle réglementation...).
  • En identifiant mieux les compétences sur lesquelles vous appuyer, vous pourrez envisager de façon pertinente les actions de formation à conduire pour accroître la performance de votre entreprise. En bref, construire un plan de formation en prise directe avec vos besoins.

Quand ?

A l'occasion de son embauche, le salarié est informé qu'il bénéficie tous les deux ans d'un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Cet entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié.

Toutefois, tous les six ans, sera fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.

L'état des lieux (tous les six ans) donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié.
L'état des lieux permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des six dernières années des entretiens professionnels et d'apprécier s'il a :
  • Suivi au moins une action de formation;
  • Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;
  • Bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

L'action de formation suivie peut être interne ou externe ; Toutefois le training doit correspondre aux critères légaux qui définissent la notion d'action de formation.
L'évolution salariale n'est pas précisément définie et donc laissée à l'interprétation de chacun. Il faudra probablement attendre un cas de jurisprudence pour la préciser.
Idem, pour l'évolution professionnelle qui, de notre point de vue, devrait être définie au niveau des branches. Bref, il reste certaines zones d'ombre à éclaircir mais pour l'instant on peut regretter le ... clair obscur de certaines dispositions.

Comment s'organiser ?

Aucun texte légal ne précise l'organisation de l’entretien professionnel mais à la lecture des différentes propositions d'organisation de la part des OPCA, on constate que la frontière avec l'entretien annuel peut être ténue pour certaines organisations.

Dans tous les cas, il est souhaitable de prendre RDV un mois à l'avance de façon à ce que le collaborateur puisse se préparer. Eviter d'utiliser le terme de "convocation à l'entretien professionnel". On aime rarement être convoqué. On préfère être invité !

Concernant la durée de l'entretien (qui est en général une des grandes questions que posent les managers en début de formation), il y a quelques règles de bon sens à respecter.

La première de ces règles : le temps de préparation consacré à l'entretien tant pas le manager que par le collaborateur est inversement proportionnel au temps de l'entretien. Dit autrement : la préparation n'est pas chronophage. C'est un investissement qui fait gagner du temps mais aussi, et surtout, décuple l'efficacité.

Deuxième règle de bon sens : ne pas enchaîner les entretiens les uns après les autres.

Troisième règle de bon sens : donner envie à son collaborateur de s'investir et de participer.

Quatrième règle de bon sens : le temps que le manager consacre à ses collaborateurs hors obligation légale est inversement proportionnel au temps de l'entretien. Cela veut dire que si le collaborateur et le manager ont rarement l'occasion de se rencontrer en "face à face", il est probable/certain que l'entretien dure plus longtemps (sachant que les sujets hors entretien professionnel viendront "polluer" les échanges).

Cinquième règle de bon sens : savoir conduire des entretiens de management ou s'inscrire à une formation !

En résumé, on peut prévoir une durée moyenne de 45/60 minutes par entretien (hors temps de préparation).

Au-delà des règles de bon sens citées ci-dessus, d'autres variables vont intervenir : contenu de l'entretien, existence ou pas d'entretien annuel, couplage ou pas des deux entretiens et postures adoptées par le collaborateur et le manager.

Si un collaborateur n'a pas saisi l'opportunité de cet entretien, il sera difficile de mettre en place les bonnes conditions de dialogue;
Idem, si le manager ne rencontre jamais ses collaborateurs et qu'il prend l'entretien professionnel pour une contrainte, l'entretien "sera vite expédié". Heureusement, nous sommes dans des situations assez rares ... Toute ressemblance avec des personnes existantes ou ayant existé est purement fortuite !

Quel contenu d'entretien ?

sources uniformisation

L'entretien professionnel peut s’organiser en trois temps :
1/ Une synthèse des compétences développées, des actions de formations réalisées et des difficultés rencontrées par le salarié.
2/ Une mise à plat des souhaits de formation du salarié, des perspectives d’évolution de sa qualification et de son emploi. De la même façon, l’employeur peut exposer les axes stratégiques de l’entreprise, ses attentes et ses objectifs.
3/ Enfin, l’employeur et le salarié réfléchissent ensemble sur la construction du parcours professionnel du salarié, choisissent des formations…

Aucun texte légal ne formalise le contenu de l’entretien professionnel.

Les branches professionnelles peuvent en définir le contenu, avec le soutien de leur OPCA.

L’entretien professionnel peut être tenu isolément ou être couplé à l’entretien annuel (évaluation, appréciation, performance etc.). Dans tous les cas, il doit faire l’objet d’un temps et d’un document spécifique.

L'entretien porte essentiellement sur les possibilités d'évolution, le bilan des actions de formation, le projet professionnel, les compétences à développer et les moyens pour y parvenir.

Vous l'avez compris, l'entreprise "reste libre" de définir le contenu de l'entretien professionnel, qui est un outil de management au même titre que l'entretien annuel (évaluation/appréciation/performance ...). Même si l'un n'est pas obligatoire (entretien annuel).

Quelques questions se poser en amont :
Est-ce que l'entretien professionnel "cohabite" avec un entretien annuel ?
Est-ce que l'entretien professionnel est le seul outil de management de l'entreprise (Cas le plus fréquent dans les petites entreprises) ?
Quel est le contenu de l'entretien annuel ? Celui-ci aborde t'il une partie "projet professionnel" comme formation, souhait évolution, projet professionnel (Cas le plus fréquent dans les grandes entreprises) ?
Quelle est la politique RH de l'entreprise ?
Quelle communication sur la formation, le CPF, l'entretien professionnel ? Quel suivi ? Quels engagements ?
Quelle place occupe la formation dans le développement du Capital Humain ?
Quels enjeux pour l'entreprise et les salariés ? Quel état des lieux de la pyramide des âges ? L'entreprise sera-t--elle confrontée à des évolutions technologiques dans les prochaines années ? Quel impact dans l'organisation du travail, donc des compétences ?
Quelle culture managériale ? Quel degré de maturité des managers ? Quel niveau de pratique des entretiens de management (au sens large) ?
L'entretien professionnel est-il abordé comme une obligation légale ?
L'entretien professionnel est-il abordé comme étant une opportunité de permettre au salarié de participer à son évolution professionnelle ?

Il est utile de se souvenir que l'entretien professionnel est un dispositif pensé sur un principe de "co-investissement" (gagnant/gagnant !).

Pour que cela fonctionne, il faut que l'entreprise communique et se donne les moyens.

De même, pour que cela fonctionne, il faut que la Direction Générale "porte" l'entretien professionnel. Si la fonction RH est la seule à promouvoir l'outil, les managers vont s'investir différemment prétextant que c'est encore un "nouveau truc" de la RH et que les fonctionnels feraient mieux de s'occuper d'autre chose que "d'enquiquiner les opérationnels" (Idem. Toute ressemblance avec des personnes existantes ou ayant existé est purement fortuite !).

Dans un monde parfait, il faut que les salariés voient en ces dispositifs une réelle opportunité d'impulser et d'orienter leur carrière professionnelle.

Pour certains salariés, cela passe par un changement des mentalités à s’adapter aux évolutions de leur métier et à être en mesure (d'envisager) de changer d’emploi. Pour certaines personnes sorties du système éducatif sans formation et sans diplôme, c'est aussi être capable de porter un autre regard sur la formation, le développement des compétences et leur employabilité.

Pourquoi les moins qualifiés se forment-ils moins ?

Quelques pistes de réflexion dans cet article qui date de 2005. Il dresse un état des lieux des mécanismes qui jouent au détriment de l’accès des moins qualifiés à la formation. Ces mécanismes sont multiples et varient selon l’environnement institutionnel propre à chaque catégorie considérée : salariés, demandeurs d’emploi, jeunes en cours d’insertion.