Management : Les étapes de l'entretien de recadrage

Quand on parle d’entretien de recadrage de quoi parle-t-on ? Quel est l’objet de l’entretien (suite) ?


Quelque soit votre définition de l’entretien de recadrage, certaines règles restent incontournables.

Pour la grande majorité des managers que nous rencontrons dans nos formations, l’entretien de recadrage consiste bien souvent à un entretien d’explication comme, par exemple « convoquer » son collaborateur après avoir constaté un « écart », « un manquement au règlement », un comportement inadapté ou inhabituel … Peut-on à ce stade, (toujours) parler de recadrage ?

Pourtant, il y aurait un moyen simple de savoir si c’est un entretien de recadrage ou pas ? Préalablement à cet entretien de recadrage, y a-t-il eu un entretien de ... cadrage ?! En effet, si l’on parle de recadrer c’est, qu’à priori, il y a déjà eu un cadrage. CQFD !



Les principales phases d'un entretien de recadrage

Management : Les étapes de l'entretien de recadrage
1) Préparez votre entretien (preuve s’il en faut, que l’entretien de recadrage ne se fait jamais à chaud).

2) Préparez votre phase d’accueil et d’introduction (faire simple et direct en se limitant à 4 ou 5 phrases). En étant factuel, vous réussirez certainement à maîtriser vos émotions et vous éviterez des phrases ou des attitudes maladroites. Le ton doit rester calme et maîtrisé (c'est souvent une affaire de respiration). A éviter : l’intro maladroite du type « Tu sais pourquoi, je te convoque ou d’après toi, pourquoi je t’ai demandé de venir me voir !? » ou le démarrage du type camouflage « La journée est agréable, cela sent le printemps ! … ».

3) Appuyez-vous sur des faits, rien que sur des faits (dites : je le jure !). Rappeler les faits et/ou les entretiens antérieurs : « on s’est rencontré à telle période … ou les faits similaires qui se sont produits il y a … ".
Vous décrivez les situations « factuellement », sans porter de jugements de valeurs, sans remettre en cause les valeurs personnelles ou être moralisateur (nous ne sommes pas à l'école, nous sommes dans le monde de l'Entreprise). Ce rappel des faits existants (bilan) est plus ou moins rapide en fonction du contexte et de l’historique de la situation. Cette phase doit uniquement servir à décrire les faits et/ou les entretiens précédents. Elle donne du sens à l’entretien et prépare à la phase suivante.

4) Demandez des explications au collaborateur en l'écoutant, sans couper la parole (éventuellement prenez quelques notes) et en veillant à ne pas trahir votre état intérieur (si jamais vous êtes stressé !) par des signes extérieurs d’agacement. Si les explications ne sont pas suffisamment précises, vous utiliserez les techniques de questionnement et/ou de reformulation adaptées pour obliger/permettre au collaborateur d’exprimer clairement la situation. Ne dramatisez pas. Restez concentré sur l’objet de votre l’entretien.

5) Faites preuve d’intelligence de situation !
En fonction du contexte, de l’objet de l’entretien, du comportement du collaborateur, de l’historique du collaborateur vous adapterez votre stratégie soit :
  • En proposant la solution (souhaitable lors d'un entretien de recadrage) ;
  • En demandant la solution au collaborateur (possible lors d'un entretien de cadrage et variable selon l'autonomie du collaborateur) ;
  • En élaborant un plan d’actions ;
  • En fixant un ultimatum ;
  • ...

6) Indiquez clairement et sans ambiguïté, les conséquences si jamais le changement/amélioration ne s'effectue pas. Précisez les enjeux. Cette phase est essentielle. Quid de la prochaine étape : sanction ou pas ? Si oui, quel type de sanction ? Si l'entretien de recadrage n'est pas l'entretien de la dernière chance avant une sanction, il n'en est pas loin quand même ! Autrement, cela ne sert à rien de recadrer. Cela démontre aussi l'importance des entretiens d'explication et de cadrage. Il est un moment où la situation doit s'arrêter. La sanction est toujours regrettable. Ce n'est pas la partie la plus agréable du métier de manager mais elle est parfois indispensable ne serait-ce que pour assurer une cohésion d'équipe (dans certains cas) ou pour, enfin, provoquer le déclic attendu. En fonction de la situation, de votre pouvoir de délégation et de la culture de votre entreprise, nous vous recommandons de prendre contact avec votre responsable RH afin d'envisager les différentes possibilités. Selon les cas, la sanction peut être symbolique comme l'envoi d'un mail, d'un courrier ou la mise en place d'un plan d'actions. Dans d'autres cas, comme l'avertissement, la sanction disciplinaire peut avoir des conséquences plus lourdes.

7) Faites une conclusion positive (que vous aurez préparée dans les grandes lignes), en renouvelant votre confiance (si c’est réellement le cas sinon autant s’abstenir), en prenant acte des engagements (si ils ont réellement été pris par le collaborateur), en proposant votre disponibilité, en fixant un prochain point de rencontre précis (symboliquement, notez le sur votre agenda devant le collaborateur), en donnant envie à votre collaborateur de changer par une attitude exemplaire faite de respect, de bienveillance et d’exigence voire d’empathie tout en restant dans votre rôle de manager.
A éviter la fin brutale du type : « Bon, ben voilà tu peux reprendre ton travail ou voilà, bonne journée…. » !


A privilégier

Rencontrez régulièrement vos collaborateurs pour faire un point de situation et de ... motivation ! Un comportement qui dérape, une activité qui baisse, des résultats qui chutent n'arrivent pas par hasard. Elles peuvent cacher des situations personnelles et/ou professionnelles qui font perdre du sens au quotidien.

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